Wie schreibe ich eine gute E-Mail?

Jede Begegnung hat zwei Ebenen: die Sach- und die Beziehungsebene.

Die Sachebene ist klar: Nachrichten sollen strukturiert, verständlich und präzise sein. Doch auf der Beziehungsebene stehen wir oft auf wackeligem Boden. Das kennen wir auch von kurzen WhatsApp-Nachrichten im Privaten.

Was durchaus gut gemeint sein mag – „Ich fasse mich kurz, wir haben ja alle viel zu tun“ – wirkt auf den Empfänger/die Empfängerin womöglich abweisend, kühl, vielleicht sogar ruppig. „Was soll denn DAS jetzt?“. Viele Missverständnisse und auch Konflikte beginnen so.

Deshalb zahlt es sich aus, unsere Aufmerksamkeit beiden Ebenen zu schenken.

Denn erfolgreiche Kommunikation wird von Sender und Empfänger gemeinsam definiert.

Besonders wichtig ist das am Anfang: Bei neuen, sogenannten „kalten Kontakten“ braucht der Beziehungsaufbau oft sogar mehr Platz als die reine Information. Denn unser Ton, unsere sorgsamen Formulierungen signalisieren Wertschätzung und Interesse.

Je länger der Kontakt besteht, desto mehr können wir uns auf die Sachebene konzentrieren. Der Stil wird kürzer – manchmal so knapp, dass es zur Mikro-Nachricht wird („Hier der Entwurf.“) – ohne dabei kühl zu wirken. Man weiß ja bereits, wie man zueinander steht.

Auffällig ist, dass diese „Beziehungsarbeit“ in männerdominierten Bereichen häufiger übersprungen wird. Doch auch hier gilt:

Erfolgreich ist, wer auch auf der Beziehungsebene punktet.

Erfahrene Kollegen wissen und beherzigen das – auch wenn sie Beziehungen vielleicht nicht per E-Mail, sondern beim Afterwork-Bier pflegen. Doch wer in der Königsklasse spielt, beherrscht Beziehungsaufbau und Beziehungspflege auch im schriftlichen Kontakt.

Und keine Sorge: Das erfordert weder langatmige Ausschweifungen noch eine blumige Sprache. Schon „Freundliche Grüße nach Salzburg“ statt „mfg“ ist ein guter Schritt. Und auch „PS: Viel Erfolg bei der Präsentation morgen“ klappt ohne Extra-Portion Zeit und Mut. :-)

Gutes Gelingen!