27.06.2018 | Toolbox

Text-Lego: Ihre professionelle Abwesenheitsnotiz

Die Ferienzeit naht und damit ist das Thema wieder aktuell: Die automatisierte Abwesenheitsnotiz. Eines unserer kleinen, wirkungsvollen Marketing-Tools – wenn wir es richtig nutzen. Damit Sie auch während Ihrer Urlaubstage den besten Eindruck auf Ihre GeschäftspartnerInnen machen, hier – wie immer gerne zur Ferienzeit – die Textbausteine für Ihre professionelle automatisierte Nachricht.

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Wenn Sie es eilig haben, husch, husch!
Überspringen Sie alle erklärenden Absätze und scrollen Sie nach unten zu den Vorlagen. Schönen Urlaub! :-)

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Klein und wirkungsvoll

Ihre automatisierte Abwesenheitsnotiz erfüllt drei wichtige Funktionen:

  • Sie garantiert, dass Ihre Kunden eine zügige Antwort bekommen.
  • Sie sorgt dafür, dass sie wissen, womit sie als nächstes rechnen können und sich trotz Verzögerung gut aufgehoben fühlen.
  • Sie repräsentiert Sie und Ihr Unternehmen. So wird auch Ihre Abwesenheitsnotiz zum Marketing-Tool.

Wie bei jedem Ihrer Texten gilt es auch hier, Entscheidungen zu treffen:

  • Wie knapp – wie ausführlich?
  • Wie nüchtern – wie persönlich?

Und wie bei allen Ihren Texten gilt auch hier: Die Formulierung Ihrer Nachricht soll zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Rolle und der Art Ihrer Kundenbeziehungen passen. Als Grafikerin einer Kreativagentur formulieren Sie anders als der Finanzberater Ihrer Mutter.

Zur grundsätzlichen Orientierung:

  • Je mehr E-Mails Sie erwarten …
  • je größer der Kreis der Menschen ist, der Ihnen schreibt ….
  • je unterschiedlicher diese Menschen sind …

… desto allgemeiner halten Sie Ihre Formulierungen.

Überlegen Sie daher: Schreiben ausschließlich Kollegen an diese E-Mail-Adresse oder auch Neukunden und wichtige Geschäftspartner? Nur wenn Sie gegenüber allen Ihren E-Mail-Kontakten in der Regel einen sehr persönlichen Ton anschlagen – zum Beispiel das „Du“ verwenden –, dann auch hier. In einigen E-Mail-Programmen ist es möglich, für die interne Kommunikation eine andere Abwesenheitsnotiz einzustellen als für den externen Mail-Verkehr. Nutzen Sie diese Möglichkeit.

Bedenken Sie zusätzlich: Ihr Auto-Responder reagiert gegebenenfalls auch auf Spamnachrichten. Dadurch wissen die Spammer, dass sie eine valide Adresse angeschrieben haben, und erhalten alle von Ihnen angegebenen Informationen. „Ich bin für drei Wochen außer Landes“ ist vielleicht nicht die Information, die Sie allen Fremden zukommen lassen möchten.

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Häme, Humor und Eigentor

Egal wie dringend Sie Erholung von Ihrer Arbeit brauchen, lassen Sie Ihre Befindlichkeiten nicht in Ihre Notiz einfließen. Denn Sie möchten, dass bei Ihrem Gegenüber Wertschätzung ankommt (auch wenn dieser Wunsch für Sie im Moment von anderen Wünschen überschattet wird).

  • Häme und betonte Gleichgültigkeit: Egal, wie Sie es formulieren, sagt Ihre Nachricht zwischen den Zeilen etwas wie „Ich lass mir jetzt 3 Wochen auf der Insel die Sonne auf den Scheitel scheinen und Cocktails servieren, während ihr rackert“ werden Sie bei Ihren Kunden einen entsprechenden Eindruck hinterlassen. Wie viele werden sich auf Ihre Rückkehr an den Schreibtisch freuen? „Ab sofort bin ich verreist und lese keine Mails mehr“ kommt bei Ihren Kunden ebenso wenig an. Wer am Sprung in den Urlaub Wurstigkeit signalisiert, ist wahrscheinlich auch zu anderen Zeiten nicht durchwegs auf Service eingestellt.
  • Schwungvoll witzig: Auch wenn Sie die Aussicht auf Ihre freien Tage fröhlich stimmt: Der Erfolg von Humor ist immer situationsabhängig. Spaßige Formulierungen – „Ich habe Anzug und Krawatte für zwei Wochen gegen Badehose und Strandhemd eingetauscht. Am 8. bin ich zurück. Grüße von der Strandbar!“ oder „Ich bin derzeit nicht im Büro. In Notfällen twittern Sie mir Ihr Anliegen mit dem Hashtag #IchStöreIhrenUrlaubNurUngernAber…“ – sind für automatisierte Nachrichten im beruflichen Umfeld daher nicht geeignet. Denn Sie wissen nicht, in welcher Stimmung Ihr Gegenüber in dem Moment ist, in dem sie/er die Nachricht bekommt. Der Lacher, den Sie bei zwei oder drei Ihrer KollegInnen ernten, ist die Irritation manch anderer LeserInnen wahrscheinlich nicht wert.
  • Vorsicht, Eigentor. Überlegen Sie auch diese Formulierung genau: „Ich bin bis 8. Jänner in Weihnachtsferien und lese meine E-Mails nur sporadisch. In dringenden Fällen erreichen Sie mich aber unter der Telefonnummer…“ Diese Zeilen können sich als das Fehler erweisen. Denn alle finden ihre Anliegen gerne dringend. Vor allem, wenn sie selbst im emsigen Arbeitsmodus sind. Wollen Sie diese Einschätzung daher wirklich Ihren Lesern überlassen? Oder ist es ein Versuch, Kundenfreundlichkeit zu signalisieren, der Sie während Ihres Urlaubs über die Maßen strapazieren wird? Vielleicht ist es sogar eine gute Idee, für die Zeit Ihres Urlaubs Ihre Handynummer aus Ihrer Signatur zu entfernen.

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Die Rezeptur

Das Schema für Ihre Abwesenheitsnotiz umfasst sieben Punkte. Wobei Sie nicht jeden der Punkte brauchen. Wenn Sie nicht vertreten werden, und wenn Sie nicht mit fremdsprachigen E-Mails rechnen, entfallen die entsprechenden Teile.

  • Betreff: Setzen Sie eine aussagekräftige Information in die Betreffzeile und Ihrem Empfänger ist sofort klar, worum es geht. Gleichzeitig ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass der Spamfilter Ihres Gegenübers Ihre automatisierte Nachricht aussortiert.
  • Dank: Ersetzen Sie die Anrede durch einen Dank. Ihr Gegenüber ist kein „Sehr geehrte Damen und Herren“. Lassen Sie die Anrede weg und drücken Sie Ihre Wertschätzung durch ein Dankeschön aus.
  • Zeitraum: Geben Sie an bis wann Sie nicht erreichbar sind. Verzichten Sie gleichzeitig auf das Anfangsdatum Ihrer Abwesenheit. Niemand muss am 5. August wissen, dass Sie schon seit 6. Juli in den Ferien sind. Eine kurze Anmerkung, was nach Ihrer Rückkehr passiert, gibt zusätzlich Orientierung.
  • Vertretung: Geben Sie an, ob Sie während Ihrer Abwesenheit vertreten werden und wie Ihre Vertretung zu erreichen ist. Und: Wurde die Nachricht bereits automatisch an Ihre Vertretung übermittelt?
  • Gruß: Ihre Abwesenheitsnotiz heißt zwar Notiz ist aber im Geschäftsleben wie jede andere Kunden-Korrespondenz zu schreiben: Setzen Sie eine angemessene Grußformel und Ihre Unterschrift unter Ihre Nachricht.
  • Signatur: Kopieren Sie Ihre Signatur in die Abwesenheitsnotiz, damit Ihr Schreiben vollständig ist. Auch Ihre automatisierte E-Mail ist eine Geschäftskorrespondenz, die die rechtlich erforderten Angaben beinhalten muss. Wägen Sie zugleich mit der Einschränkung ab, die Sie aufgrund der Spam-Überlegungen treffen.
  • Übersetzung: Wenn Sie international arbeiten, denken Sie daran, Ihre Abwesenheitsnotiz auch in passender Übersetzung anzufügen.

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Die Textbausteine

Zu jedem der genannten Punkte finden Sie hier zur Anregung verschiedenen „Text-Legos“ am Beispiel Gisela Fürst, bis 8. August in Ferien, vertreten durch ihre Kollegin Anita Prinz.

Betreff
  • Abwesenheitsnotiz Gisela Fürst
  • Gisela Fürst ist bis 8. August außer Haus
  • Bin außer Haus
  • Ich bin am 8. August wieder für Sie da
  • Bitte um etwas Geduld, bin außer Haus
  • Ich mache Ferien und bitte um etwas Geduld
Dank
  • Vielen Dank für Ihre E-Mail!
  • Danke für Ihre Nachricht!
  • Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail.
  • Danke, dass Sie mir schreiben.
  • Vielen Dank für Ihre Nachricht. Sie erreicht mich während meiner Abwesenheit.
Zeitraum
  • Am 8. August bin ich wieder im Büro.
  • Mein Büro ist am 8. August wieder besetzt.
  • Ich bin ab Montag 8. August, 9 Uhr wieder für Sie erreichbar.
  • Ich habe zurzeit keinen Zugriff auf meine E-Mails – und zwar noch bis zum 8. August.
  • Am 8. August bin ich wieder zurück und melde mich dann zeitnahe bei Ihnen.
  • Vielen Dank für Ihre Nachricht! Sie ist in meinem Postfach eingegangen und wartet dort geduldig auf meine Rückkehr am 8. August.
  • Bis einschließlich 7. August mache ich Sommerferien, anschließend bin ich mit neuem Schwung wieder für Sie da.
Vertretung
  • In der Zwischenzeit ist meine Kollegin Anita Prinz für Sie da: anita.prinz@firma.at, Telefon: 0043 670 43670.
  • Aus Datenschutzgründen wurde Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet. Im dringenden Fall wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Anita Prinz …
  • Da ich in der Zwischenzeit Ihre E-Mails nicht lesen kann, können Sie sich gern an meine Kollegin Anita Prinz wenden, erreichbar per Telefon (…) und E-Mail (…).
  • Wenn sich Ihr Anliegen nicht aufschieben lässt, wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Anita Prinz. Sie ist per E-Mail unter … und unter der Nummer … telefonisch erreichbar.
  • Sollten Sie in der Zwischenzeit Fragen haben, wenden Sie sich gerne an meine Vertretung Anita Prinz: … . Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.
  • Während meiner Abwesenheit hilft ihnen gerne meine Kollegin Anita Prinz. Sie erreichen Sie per … . Persönlich werde ich Ihre Mail frühestens am 8. August beantworten können. Sie wird nicht automatisch weitergeleitet. Dafür bitte ich um Ihr Verständnis.
  • Ich bin ab Montag 8. August, 8 Uhr wieder für Sie erreichbar. Ihr Anliegen kann oder soll nicht so lange warten? Muss es nicht: Wenden Sie sich bitte an Anita Prinz … . Meine kompetente Kollegin ist gerne für Sie da.
  • In dringenden Fällen hilft Ihnen meine Kollegin Anita Prinz: … . Frau Prinz hilft Ihnen gerne und kompetent. Andernfalls beantworte ich Ihre Mail gerne nach meiner Rückkehr, sie wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich danke für Ihr Verständnis.
  • Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet und kann von mir deshalb erst nach meiner Rückkehr beantwortet werden.
Gruß (plus Signatur)
  • Mit bestem Gruß
  • Mit freundlichen Grüßen
  • Freundliche Grüße
  • Ein lieber Gruß
  • Herzliche Grüße
  • Alles Gute und herzliche Grüße
  • Einstweilen eine gute Zeit für Sie
  • Sommerliche Grüße
  • Ich freue mich auf unser Wiederhören/-lesen!

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Und jetzt:

Legen Sie los. Verwenden Sie die Formulierungen, die für Sie passen, als Inspiration oder gerne auch unmittelbar als Bausteine für Ihre Nachricht. Gutes Gelingen!

Ich wünsche Ihnen guten Übergang in Ihre Ferientage und eine entspannte Zeit.

Ihre Claudia Maria Wolf